Най-важните изисквания към онлайн магазините са следните:
Ако продавате на физически лица, обикновено за вас като търговец е по-изгодно да не сте по ДДС. Има някои случаи, в които незасивимо дали ни харесва или не, закона изисква да сме по ДДС;
Трябва да се регистрирате по ДДС, най-често ако минете оборота от 100 хил. лв. за 2023 г. (166 хил. лв. от 2024 г.) или ако с вашата фирма получавате пари от чужбина или изпращате пари към чужбина. Тук има много възможности, но най-често е необходимо да се регистрирате по ДДС при плащания от и към Facebook, Google (вкл. YouTube и бившите услуги Adwords, Adsense), eBay, Amazon, Etsy, Shopify, хостинг или домейни, всякакви платени plug-ins, теми, изображения, site builders (Elementor, Sefe, Zion) и всякакви услуги към фирми от чужбина. В зависимост от конкретните плащания се преценява дали има нужда и какъв тип ДДС регистрация трябва да се направи ПРЕДИ тези плащания;
На сайта ви като търговец трябва да има подробна информация за вашата фирма – име, адрес на регистрация, булстат (ЕИК), име на управителя. Ако имате офис или склад, препоръчваме да опишете и неговия адрес. В повечето държави се изисква да имате посочени още начини за контакт с вас – телефони, e-mail и др.
Трябва да имате условия за ползване и поръчки от сайта (End User License Agreement) и всеки потребител по някакъв начин изрично да е потвърдил, че ги приема. Например, може при първоначалната си регистрация в сайта да постави отметка, че е съгласен или при всяка поръчка да поставя отметка, че приема Общите условия. Желателно е да напишете, че тези общи условия са в сила от еди коя си дата. Най-добрия начин е да напишете например Общи условия V 2.3 в сила от 03.03.2021 г. Това означава версия 2.3, като си пазите и старите Общи условия и от коя до коя дата са важали те. По този начин ако е възникнал спор с ваш клиент, ще знаете в кой период точно с какви условия се е съгласил потребителя. Законите се променят и те налагат да променяте вашите Общи условия.
ВАЖНО – Забранено е да има автоматично сложена отметка, че потребителя е съгласен с каквото и да е. Това важи за България и за някои страни от ЕС. Потребителят изрично трябва да сложи отметка, че е съгласен с нещо;
Трябва на сайта ви да е описана процедурата за връщане на стоки или услуги. Някои стоки и услуги не могат да бъдат връщани. Сред най-често използваните са хранителни продукти, компакт дискове със софтуер, бельо, стоки по индивидуална поръчка.
Трябва да се описано в какъв срок потребителя може да върне стока, независимо от причините. Обикновено срока е 14 дни и не е длъжен да дава обяснения защо се отказва. Трябва да е описан какъв е гаранционния срок за различните стоки и услуги.
Трябва да е сложена бланка за рекламация, която може да се използва по желание на потребителя (не е задължително, а по негово желание);
Напоследък има доста проверки от Комисията за защита на потребителите дали на вашия сайт сте сложили следващия линк. Ако продавате в ЕС, вкл. България, трябва да има линк към платформата за решаване на потребителски спорове на Европейската комисия: https://ec.europa.eu/consumers/odr
Регистрация на онлайн магазина в сайта на НАП. Според информация от висши представители на НАП (Росен Бъчваров (говорител) и Веселин Трифонов (шеф на отдел)), би трябвало да се регистрират всички онлайн магазини, които приемят каквито и да е плащания извън директните банкови плащания от клиент към вас като търговец, вкл. ако продавате чрез маркетплейси като Amazon, Ebay, Emag, Etsy. Списъкът е достъпен през портала на НАП за е-услуги със свободен достъп.
Какви проверки може да имате?
Най-често проверките са от НАП. При тези проверки обикновено искат от търговеца справки за продажбите (платени в брой във вашия офис или постъпили по банков път директно от клиенти или от наложен платеж) и ги сравняват с информацията за доставките с куриер. Проверките са най-общо 2 вида. При първата се проверява набързо дали са осчетоводени всички доставки и ако са осчетоводени (т. е. платени са данъците) нещата приключват. От 2017 г. има специално звено в НАП, което отговаря за онлайн магазините. Проверяват се масово, на конвейр, всички онлайн магазини и физически лица, за които НАП е получила информация, че извършват търговия. Най-честите грешки от онлайн търговците в компетенциите на НАП са неиздаването на касови бележки при наложен платеж (по-долу даваме идея как може да спестите издаването на касови бележки при продажби в България) и недокументиране на върнатите стоки, при което НАП не признава, че са върнати, т. е. иска да платите по-голям данък за реално неосъществена продажба. Ако при първата „бърза“ проверка видят нещо нередно или такова, което буди съмнение, се прави по-задълбочена проверка (от втори тип) или ревизия;
Комисия за защита на потребителите – Напоследък при тези проверки основно гледат дали са написани данните на търговеца, дали е сложен посочения по-горе линк към платформата за решаване на потребителски спорове и бланка за връщане на продукти. В някои случаи проверяват има ли сайта Общи условия на ползване и дали в тях са упоменати всички клаузи, които са записани в няколко закона – Закона за защита на потребителите, Закон за електронната търговия и др.
По-рядко, обикновено при подаден сигнал от ваши конкуренти, може да имате проверка от Комисията за защита на конкуренцията. При тези проверки обикновено се проверява дали спазвате правилата на честната конкуренция, т. е. да не подвеждате потенциалните клиенти.
По-рядко, обикновено при подаден сигнал от потребител, може да имате проверка от Комисията за защита на личните данни. Проверките са основно дали в сайта има поставена Политика за поверителност, ако се използват бисквитки – Политика за бисквитките, с детайлно описание какъв тип бисквитки се използват, дали имате вътрешни процедури за събиране, съхранение, обработване и изтриване на лични данни след разумен период. Според най-новите тълкувания, се приема че лични данни са и тези: e-mail, телефон, IP адрес, MAC адрес, детайлите по доставките на поръчките. Вече не е необходима регистрация в КЗЛД. Повече по темата за личните данни, може да получите тук.
Документиране на дейността
При всяка продажба, ако клиентът ви плати в брой ИЛИ С НАЛОЖЕН ПЛАТЕЖ, трябва да пуснете касова бележка, която да му изпратите със стоката или услугата;
Ако искате да не пускате касови бележки, ползвайте комбинацията наложен платеж заедно с пощенски паричен превод. Само ако ползвате двете услуги заедно, няма нужда да пускате касови бележки. Повече детайли за ППП може да видите тук: https://www.goldenvision.bg/ppp
Ако продавате (изнасяте стока) в Европейския съюз, трябва да може да се изважда справка колко са продажбите ви към всяка страна поотделно. Когато продажбите ви към физически лица в ЕС надвишат 10 хил. евро, трябва да се регистрирате по една система наречена OSS и слагате локалното ДДС, което е в държавата на всеки ваш клиент. Например, ако българска фирма продава в Германия и продажбите станат над 10000 Евро, трябва българската фирма да се регистрира за ДДС в Германия. От 1-ви юли 2021 г. това може да стане чрез българския НАП. Може да се начислява „германското ДДС“ и да се плаща към българския НАП. Българския НАП си препраща това ДДС към немския НАП;
Ако клиентите ви плащат по ваш PayPal акаунт, той трябва да се регистрира в БНБ;
Хубаво е от вашия онлайн магазин да се вадят подходящи за осчетоводяване справки – да е ясно месец по месец точно какви артикули са продадени (например черни обувки Geox, мъжки, модел Santorini, размер 44, желателно е да имате и артикулен номер, а не просто някакви обувки), на каква стойност, кой е купувача, от коя държава е купувача, как е платил купувача. Някои от чуждестранните платформи за онлайн магазини в чистия си вид нямат тези опции. По наше мнение, за български онлайн магазини по-подходящи са български платформи като Prim, Gombashop, Seliton, Cloudcart.
За търговия с някои стоки и услуги е нужен лиценз, разрешително, има допълнителни изисквания или са забранени – сред тях са: електроника, автомобилни масла и гуми, храни, лекарства и хранителни добавки, цигари, алкохол, финансови продукти, вкл. застраховки, дрехи втора употреба, детски стоки, оръжие и стоки с двойно предназначение (напр. ножове), стоки от благородни метали, ръчно обработени материали (напр. от дърво), ръчно рисувани картини, софтуер, при внос и износ. Препоръчваме ви консултация със специалист дали конкретно за вашия бизнес има специални изисквания;
В България и Румъния масово се използва плащането с наложен платеж, при получаването на стоката (над 60 %). Куриерската компания Еконт има дъщерно дружество в Румъния, т. е. можете лесно и изгодно да изпращате стока до там. Нашите партньори от куриерската компания InOut могат да ви предложат приемане на плащания от клиенти от съседните държави с наложен платеж и обслужване на румънски език за вашия онлайн магазин;
Във всички останали части на света обикновено се плаща с PayPal, дебитна или кредитна карта;
Препоръчваме ви да използвате SSL сертификат на сайта си, особено при плащане. Предлага се от повечето хостинг компании, например тази: https://ineahost.com/ssl.html
Ако имате много на брой плащания директно по вашата фирмена сметка в България, препоръчваме да използвате ПИБ. Причината е, че тази банка има много удобни банкови извлечения, които се обработват от вашия счетоводител;
Ние сме счетоводна къща с богат опит. Ако имате счетоводно запитване или искате оферта за обслужване, позвънете на тел: 0888551917 (всеки работен ден от 9:00 до 16:30 ч.).
