Предизвикателства

Управлението на фирма е една от най-сложните дейности, с които може да се занимава един човек. На пръв поглед това си е работа, като всяка друга. Но, когато се обмислят всички детайли, смятам, че всеки от вас ще се съгласи с това мнение на Христо. Ето няколко теми за размисъл в тази насока, които са от нашата практика.

Всяка фирма е създадена с някаква определена визия. Дори, ако нейният първоначален основател няма цялостна визия, то поне има идея за развитие или как би искал да изглежда фирмата. През първите няколко месеца това е лесно, защото обикновено фирмата се състои само от 1 човек. Да предположим, че фирмата оцелее и нейният собственик успява да привлича нови клиенти, следователно вече се включват служители.

1. По какъв начин да се организират процесите във фирмата, така че да съответстват на визията на управителя? Тук споделяме елементи от нашата работа.
Когато във фирмата работи само нейния основател, е лесно. Ами, ако във фирмата работят 10 души? Всеки от тях има собствени виждания как трябва да се върши работата, кое е спешно и кое не е, как трябва да контактуваме с клиентите и т. н. Първата логична стъпка е да се напишат правила, по които да работят всички. Ето го първия проблем – възниква нова ситуация, която не е описана в правилата. Служителят казва, че не е знаел какво да направи, защото това не е описано никъде. Решаваме това предизвикателство, като пишем дълъг списък с конкретни ситуации и как да се действа. Оппаааа – появи се друг проблем. Станаха твърде много правила и хората не могат да ги запомнят 🙂

2. По какъв начин да се разпределят задачите между колегите?
Когато дейността на фирмата е производство на банички, нещата са лесни. На служителя се дава инструкция колко тесто и колко грама сирене да сложи. Няма кой знае какво сложно и човека обикновено се справя лесно със задачата да прави банички. Но, ако дейността на фирмата са счетоводните услуги, нещата са по-различни.
Обикновено има няколко оперативни счетоводители, които извършват по-лесните задачи, като регистрация на фирма, въвеждане на фактури, обработка на банкови извлечения и други. По-сложните задачи и фирми се прехвърлят на опитни колеги. Ето едно ново предизвикателство – кои задачи да се правят от оперативните и кои от опитните счетоводители? Когато обработката на една фирма се споделя между двама колеги, как да сме сигурни, че всеки от тях е разбрал кои задачи са негови и кои на другия колега? Имали сме случаи, в които единият колега мисли, че дадена задача ще я свърши другият, а вторият е бил сигурен, че тя е трябвало да бъде свършена от първия 🙂 Тук споделяме предизвикателства от реалния ни опит, а не теоретични постановки. Теоретично трябва всичко да е ясно разпределено между колегите, обаче в реалната работа се оказва, че не е толкова лесно да се направи…

3. В ежедневната си работа оперативните счетоводители задават въпроси на главния счетоводител.
На пръв поглед – нищо особено. Но, всеки ден възникват по няколко казуса от всеки оперативен счетоводител към главния. Понякога се получава така, че почти целия ден на най-опитния ни колега протича в обяснения как да се процедира в посочените ситуации. Този проблем изглежда лесен за решаване – ще научим втори човек и той ще обяснява на част от колегите, т. е. ще поеме част от въпросите. Всъщност не е точно така – в счетоводството има хиляди комбинации от казуси и все ще се появи нов случай, за който не е ставало дума. Важна особеност е и тази, че понякога един и същ въпрос, може да се реши по няколко различни начина, при това всичките са верни. Какво ще стане, ако един въпрос е решен по различни начини от различните колеги? Нека предположим, че една колежка е излязла в майчинство и нейните фирми се поемат от друг човек. Тя е използвала един метод за обработката на дадена фактура, а новият колега използва друг, при това също правилен метод. Ако трябва да обясним на разбираем език, крайният резултат е, че едно и също нещо ще фигурира в 2 различни категории на счетоводните отчети. Образно казано, ако например се доставят домати – през 2013 г. те са в група зеленчуци, а през 2014 г. те са в групата червени суровини. И двете интерпретации са верни 🙂